مقدمه
موضوع اين دوره‌ي كوتاه نوشتن پروپوزال است. اما پروپوزال به خودي خود امري مستقل نيست. پروپوزال‌نويسي بايد قسمتي از فرايند برنامه‌ريزي و تحقيق، توسعه و بارور نمودن سرمايه هاي بالقوه و تامين منابع مالي باشد.
اين تفكر كه مشاركت بين تامين كننده اعتبار و محقق در يك مسير بدون سود جريان پيدا كند امروزه منسوخ شده است. زماني كه شما وقت زيادي را براي بدست آوردن پول مي‌گذرانيد بايد در نظر داشته باشيد دور ريختن و هدر نمودن آن سخت است. در واقع دلارهاي خرج شده به وسيله يك بنياد يا تعاوني تا زماني كه آنها ضميمه برنامه هاي قوي در بخشهاي قابل استفاده نشده اند ارزشي ندارند.
اين بدرستي يك مشاركت ايده آل است. موسسات، عقايد و ظرفيتهايي براي حل مشكلات دارند كه هيچ دلاري نمي تواند آنها را انجام دهد. بنيادها و موسسات، منابع مالي دارند اما منابع ديگري براي ايجاد برنامه ها مورد نياز است. رساندن اين دو به هم به طور موثر و نتيجه بخش به يك همكاري پويا نياز دارد.
شما به دنبال تصاحب دلارها، نياز داريد از يك روند قدم به قدم پيروي كنيد. براي كامياب شدن احتياج به زمان و شكيبايي است. بعد از آن كه شما يك پروپوزال را نوشتيد به مدت يك سال زمان نياز داريد تا منابع مورد نياز را براي انجام آن را تهيه كنيد. و حتي يك پروپوزال نوشته شده‌ي كامل كه براي ارائه جهت داوري آماده شده است ممكن است به دلايل مختلف پذيرفته نشود.
افزايش سرمايه، يك سرمايه‌گذاري براي آينده است. هدف شما بايد ساختن يك «شبكه سرمايه» و سرمايه گذاران متحد باشد. تعداد زيادي كه كمكهاي مالي كوچك بر اساس خلوص نيت اعطا مي كنند و تعداد اندكي هم ممكن است اعتبارات دوره‌اي بزرگ اختصاص دهند. به وسيله تعقيب مجدانه انواع مراحل فرايند هر سال شما مي توانيد بسياري از پشتيبانان منظم خود را نگاه داريد و تعادلي را بين ورودي و خروجي سرمايه گذاران بزرگ ايجاد كنيد.
فرايند سفارش شده فرمول خشكي نيست كه سرسختانه بايد از آن تبعيت كنيد. اين يك شيوه پيشنهادي است كه مي تواند براي سازگار شدن با نيازهاي غير انتفاعي و ويژگي هاي خاص هر موقعيت روزآمد شود. سرمايه گذاري به همان ميزان كه هنر است به همان ميزان يك علم است. شما بايد به خاطر آن خلاقيت خود را افزايش دهيد و قابل انعطاف(flexible) باقي بمانيد.
جمع آوري اطلاعات زمينه (Gathering background Information)
اولين چيزي كه شما در نوشتن يك پروپوزال جامع، نياز خواهيد داشت جمع آوري مستندات براي آن است. شما مستندات زمينه را در سه سطح لازم خواهيد داشت: خط مشي(concept)، برنامه (program) و مخارج (expenses).
همه‌ي اين اطلاعات براي شما به آساني در دسترس نيستند، مشخص كنيد چه كسي به شما در جمع آوري اطلاعات هر بخش كمك خواهد كرد. اگر شما قسمتي از يك موسسه كوچك غيرانتفاعي بدون پرسنل هستيد يك عضو مطلع و كاري بودن شما يك انتخاب منطقي خواهد بود. اگر شما در يك موسسه بزرگ هستيد آنجا بايد برنامه و پشتيباني مالي پرسنلي كه مي تواند به شما كمك كند وجود داشته باشد. قبل از اينكه شما بدانيد با چه كسي صحبت مي كنيد خواسته هايتان را مشخص سازيد.
اين روند جمع آوري اطلاعات نوشتن واقعي را بسيار آسانتر مي سازد و با دخالت ديگر شركت كنندگان در فرايند، زمينه‌ي پيدا كردن افراد كليدي ذي نفوذ در موسسه شما كه پروژه را مورد ارزشيابي قرار خواهند داد فراهم مي‌آيد.
خط مشي
اينكه شما يك احساس خوبي نسبت به چگونگي سازگاري پروژه با فلسفه و ماموريت سازمان داشته باشيد خيلي مهم است. همچنين نيازي كه پروپوزال مخاطب آن است بايد مستند باشد. اين خط مشي‌ها بايد در پروپوزال به صورت مفصل تعريف شوند. سرمايه گذاران ميل دارند كه يك پروژه همه قسمتهاي يك سازمان را تقويت كند و آنها ممكن است نياز باشد متقاعد شوند كه موضوع پروژه براي سازمان ضرورت دارد. شما بايد اطلاعات زمينه را در سازمانتان گرد آوريد و نياز هاي مشخص شده به نحو قابل قبولي مستند شده سازيد.
برنامه
اين يك چك ليست اطلاعات برنامه است كه شما نياز داريد:
– ماهيت پروژه و چگونگي هدايت آن
– جدول زماني براي پروژه
– پيش بيني خروجي ها و بهترين روش براي ارزيابي نتايج
مخارج
شما تا زماني كه جزئيات برنامه و زمان بندي مربوطه را با پروژه انجام نداده باشيد قادر نخواهيد بود همه مخارج را به دست آوريد. بنابر اين جمع آوري اطلاعات مالي اصلي بعد از آنكه شرح پروپوزال اصلي نوشته بشود مشخص مي شود. با وجود اين در اين مرحله شما به پيش نويس طرح اجمالي بودجه براي اطمينان از تناسب معقولانه هزينه ها و نتايج مورد انتظار نياز داريد. اگر به نظر مي‌رسد هزينه ها حتي با بر مبناي مقياسي كه شما در نظر گرفته‌ايد به نظر گران مي رسد بايد در مرحله بعدي طرحهاي خود را بازنگري كنيد يا آنها را براي در بر داشتن حداقل هزينه موثر سازگار كنيد.
محتواي يك پروپوزال (Components of a proposal)
۱٫ چكيده پژوهش(Executive Summery)
تبيين موضوع و چكيده كل پروپوزال در يك صفحه
۲٫ بيان ضرورت(Statement of Need)
چرا اين پروژه ضرورت دارد؟ در دو صفحه
۳٫ توصيف پروژه:(Project Description)
بحث كنيد چطور پروژه انجام خواهد گرفت و چگونه ارزيابي خواهد شد؟
۴٫ بودجه(Budget)
توضيحات مالي پروژه به علاوه ملاحظات. در يك صفحه
۵٫ اطلاعات سازماني:(Organization Information)
تاريخچه و ساختار تشكيلاتي موسسه غير انتفاعي: فعاليتهاي اصلي آن، مخاطبان و خدمات. در يك صفحه
۶٫ نتيجه:(Conclusion)
چكيده نكات اصلي پروپوزال. در دو پاراگراف
چكيده پروژه اجرايي
اولين صفحه‌ي پروپوزال مهمترين بخش نسبت به قسمتهاي ديگر آن است. در اين قسمت شما خواننده را با نماي كلي آنچه كه در پي خواهد آمد آشنا مي كنيد. اين بخش مخصوصا همه اطلاعات كليدي را خلاصه مي كند و محلي است براي ارائه طرح به صورت مستند تا بتواند خواننده را متقاعد كند به گونه اي كه پروژه از نظر پشتيباني مورد ملاحظه قرار گيرد. به در بر داشتن اين موارد در اين قسمت يقين پيدا كنيد:
مسئله: (Problem)
يك بيان كوتاه از مسئله يا يا نيازي كه موسسه شما آن را درك كرده است و براي حل آن آماده است.( در يك يا دو پاراگراف)
راه حل: (Solution)
يك توصيف مختصر از پروژه شامل آنچه انجام خواهد شد و چگونه افراد مختلف از برنامه منتفع خواهند شد ، چگونه و كجا آن انجام خواهد گرفت، براي چه مدت و چه كسي آن را هدايت خواهد كرد. ( در يك يا دو پاراگراف)
نيازمنديهاي مالي (Funding requirements)
توصيفي از ميزان ملزومات مالي مورد نياز براي پروژه و آنچه طرحهاي شما براي آينده سرمايه گذاري كمي كنند. ( در يك پاراگراف)
سازمان و متخصصان آن: (Organization and its expertise)
توصيفي اجمالي نام، تاريخچه، هدف و فعاليتهاي موسسه شما، تاكيد روي ظرفيت سازمان براي اجراي اين پروژه. ( در يك پاراگراف)
تبيين نياز ( The Statement Of Need)
اگر سرمايه‌گذار اهداف چكيده مقاله را مطالعه نموده و شما با موفقيت علاقه او را تحريك كرده باشيد. وظيفه بعدي شما است تبديل اين علاقه ابتدايي سرمايه‌گذار به پروژه شما به گونه‌اي كه مسئله‌اي را كه پروژه به آن پاسخ خواهد داد را درك كند.
«بيان نياز» خواننده را قادر خواهد ساخت بيشتر در باره موضوع ياد بگيرد. اين مرحله، عوامل و شواهدي كه از ضرورت پروژه حمايت مي كنند را مهيا مي كند و ادراكات غير انتفاعي شما از مسائل را تصديق مي كند و بنا بر اين مي تواند معقولانه در صدد رفع آنها برآيد. اطلاعات مورد استفاده براي تاييد موضوع پروژه مي تواند از نويسندگان در آن زمينه و همچنين تجربيات كاري خودتان تهيه شود.
شما مي خواهيد بخش نياز هم مختصر باشد ، هم متقاعد كننده. مانند يك مناظره كننده‌ي خوب شما بايد تمام استدلالها را گردآوري كنيد. سپس آنها را در يك توالي منطقي مطرح نماييد به طوري كه با سهولت خواننده را متقاعد نمايد. در حين مرتب نمودن استدلالات خود، به شش نكته زير توجه نماييد:
۱٫ تصميم بگيريد كه بهترين عوامل يا شاخصهاي آماري از پروژه حمايت كنند. مطمئن باشيد اطلاعاتي كه ارائه مي دهيد كاملا دقيق هستند. كمتر چيزي شرم آورتر از اين است كه سرمايه گذاري به شما بگويد اطلاعات شما تاريخ گذشته يا غلط هستند. اطلاعاتي كه خيلي عمومي يا مفصل هستند به شما كمك نخواهند كرد. براي پروژه تان يك استدلال قوي و برنده ايجاد نماييد. اطلاعاتي كه به سازمان شما يا پروژه شما ربطي ندارند باعث مي شوند سرمايه گذار در كليت پروپوزال به ترديد بيفتد. همچنين بايد بين اطلاعات ارائه شده و ميزان برنامه تعادل وجود داشته باشد.
۲٫ به خواننده اميد بدهيد. تصويري كه شما رسم كرده‌ايد نبايد چنان ترسناك باشد كه راه حل آن نااميدانه به نظر برسد. سرمايه‌گذار در اين هراس خواهد بود كه آيا ارزشي دارد سرمايه‌ي خود در چنين راه حلي مصرف كند. اين مثالي از بيان نياز منطقي است: “سرطان سينه مي كشد. اما آمارها ثابت مي كنند كه با چكاپ (بررسي پزشكي) منظم و تشخيص سرطان سينه در مراحل اوليه، احتمال كاهش مرگ وجود دارد. از اين رو يك برنامه براي تشويق چكاپ پيش گيرانه، خطر مرگ از طريق سرطان سينه را كاهش خواهد داد.” از گزافه گويي و درخواستهاي احساسي اغراق آميز پرهيز كنيد.
۳٫ تصميم بگيريد كه آيا مي خواهيد پروژه تان را به عنوان يك الگو مقابل خودتان قرار دهيد؟ اين موضوع مي تواند زير بناي بالقوه سرمايه گذاران را توسعه دهد . اما چنين مدلهاي كاري را فقط براي بعضي از پروژه‌ها به خدمت بگيريد. روي استدلالي كه واقعا براي موقعيت جديد نامناسب است پافشاري نكنيد و آن را به خدمت نگيريد. اگر شما پروژه‌تان را به عنوان يك الگو (model) ارائه دهيد، سرمايه‌گذاران ممكن است به درستي انتظار داشته باشند موسسه شما از يك نقشه تكراري تبعيت مي كند.
اگر تصميم به عنوان يك مدل چيز مثبتي است شما بايد به صورت مستند بيان كنيد مسئله اي كه شما براي آن راه حل ارائه مي دهيد در ديگر جوامع چگونه انجام مي شود.
۴٫ مشخص كنيد آيا به تصوير كشيدن نياز به عنوان يك بحران، منطقي و مستند است. شما از سرمايه‌گذار مي خواهيد بيشتر به پروپوزال شما توجه نشان دهد زيرا هم مسئله اي كه شما مطرح كرده ايد بحراني‌تر است و هم را حلي كه شما پيشنهاد كرده ايد از مال ديگران هوشمندانه‌تر است. هر روز بچه هايي در سراسر كشور به علت خوردن داروي زياد مي ميرند. در برانكس جنوبي (south Bronx) مشكل وخيم‌تر است. اينجا بچه ها بيشتر از جاهاي ديگر مي ميرند. اين يك اپيدمي است. از اين رو برنامه پيشگيري دارو در “برانكس جنوبي”بيشتر از هر جاي ديگر شهر ضروري است.
۵٫ تصميم بگيريد آيا شما مي توانيد اثبات كنيد كه برنامه ارائه شده شما از نظر ضرورت متفاوت تر يا بهتر از ديگر پروژه ها ي قبلي است. اغلب بدون داشتن حالت انتقادي نسبت به رقيب، توصيف ضرورت پروژه شما مشكل است. اما شما بايد دقت كنيد آن را آنچنان انجام ندهيد. حالت انتقادي داشتن به ديگر موسسات از نظر پذيرش به وسيله سر مايه گذار مطلوب نخواهد بود. اين مسئله ممكن است باعث شود سرمايه گذار با وسواس بيشتري به پروژه شما نگاه كند به اين خاطر كه بداند چرا شما اين احساس را داشته ايد كه براي درست كردن موضوع خودتان مجبور شده ايد ديگران را تخريب نماييد. در اين حالت سرمايه گذاري كه ممكن است در ديگر پروژه ها سرمايه گذاري كرده بود شروع به در نظر گرفتن پروژه هايي بكند كه شما از آنها انتقاد نموده بوديد چرا كه اكنون كه شما آنها را به كانون توجه آورده ايد.
در صورت امكان شما بايد خاطر نشان كنيد كه شما از موضوعاتي كه ديگران در اين زمينه انجام مي دهند آگاه هستيد. در نظر داشته باشيد كه سرمايه‌گذاران كنوني به همكاري خيلي علاقه‌مند هستند. آنها حتي ممكن است از شما بپرسند چرا شما با آنهايي كه شما آنها را به عنوان رقباي كليدي در نظر مي‌گيريد همكاري نمي‌كنيد. بنابراين شما حداقل نياز داريد كيفيت رقباي كاريتان را شرح دهيد اما از كار ديگران كپي برداري نكنيد.
۶٫ از استدلال تسلسلي پرهيز كنيد. در استدلال تسلسلي شما فقدان راه حلتان را به عنوان مسئله واقعي ارائه مي دهيد. سپس راه حل شما به عنوان راهي براي حل مسئله پيشنهاد مي شود. براي مثال استدلال تسلسلي براي ساختن استخر شناي عمومي ممكن است اينچنين باشد: “مسئله اين است كه ما در جامعه مان هيچ استخر شنايي نداريم. ساختن استخر اين مسئله را حل خواهد كرد.” حالت متقاعد كننده تر مي توانست بگويد احداث استخر به معناي نزديكي مردم به هم است، باعث سرگرمي مردم مي شود، ورزش و برنامه هاي درماني فيزيكي را ترويج مي‌كند.
بيان نياز نبايد طولاني و پيچيده باشد. اطلاعات كوتاه و موجز توجه خواننده را جلب مي‌كند.
شرح پروژه (The Project Description)
اين بخش از پروپوزال شما بايد پنج زير بخش داشته باشد: اهداف، متدها، اجرا، ارزيابي و قابليت اثبات. اهداف و متدها (روشها) با هم شرايط اجرا و مديريت را ديكته مي كنند. بعد از آن آنها براي سنجش نتايج پروژه روي ارزيابي متمركز مي شوند. قابليت پايداري پروژه مستقيما از نتايج آن ناشي مي شود، از جهت توانايي آن براي جذب حمايت غير. با هم بودن پنج زير بخش يك تصوير به هم پيوسته از كل پروژه فراهم مي آورد.
اهداف عيني (Objectives)
«اهداف عيني» خروجيهاي قابل اندازه گيري برنامه هستند. آنها روشهاي شما را تعريف مي كنند. اهداف شما بايد محسوس، معين، واقعي، قابل اندازه گيري و در يك دوره زماني معين قابل دستيابي(achievable) باشند. محققان اغلب اهداف عيني (واقعي) را با اهداف كلي (goals) كه مفهومي و بسيار ذهني هستند اشتباه مي گيرند. براي توضيح مقصود در زير مثالي از هدف كلي پروژه و يك هدف عيني جزئي مي آوريم:
هدف كلي: برنامه‌ي بعد از مدرسه ما به بهتر خواندن بچه ها كمك مي كند.
هدف جزئي: برنامه «آموزش- درماني» بعد از مدرسه ما پنجاه كودك را در بر خواهد گرفت در جهت بهبود نمرات خواندن آنها تا سطح يك نمره بعد از آنكه بچه ها در يك برنامه شش ماهه شركت مي كنند روي آنها آزمونهاي خواندن استاندارد شده اجرا مي شود.
هدف كلي در اين مورد (case) انتزاعي است: بهبود خواندن، در حالي كه هدف جزئي بسيار مشخص تر است. آن در يك زمان كوتاه (شش ماهه) قابل دستيابي است و قابل اندازه گيري است (بهبود نمرات خواندن پنجاه كودك تا سطح يك نمره).
استفاده از يك مثال متفاوت، حداقل چهار نوع هدف جزئي وجود دارد.
۱٫ رفتاري (Behavioral): يك عمل انساني مورد انتظار است.
مثال: پنجاه نفر از هفتاد كودك شركت كننده شنا كردن ياد خواهند گرفت.
۲٫ عملكرد (Performance): يك چهارچوب زماني معين كه در آن رفتار در يك سطح چيرگي مورد انتظار انجام خواهد شد.
مثال: پنجاه كودك از هفتاد كودك شنا كردن را در مدت شش ماه ياد خواهند گرفت و از آزمون مهارت در شناگري كه به وسيله نجات غريق مجاز «صليب سرخ» اجرا مي شود قبول مي شوند.
۳٫ فرايند (Process): طريقي كه در آن رفتار روي مي دهد.
مثال: ما روشهاي تدريس را مستند خواهيم كرد، تعريف آنها به بهترين صورت.
۴٫ محصول (Product): نتايج قابل لمس موضوع مورد مطالعه.
مثال: براي اين سن و گروههاي مشابه در آينده يك آيين‌نامه آموزش شنا ايجاد خواهد شد.
در هر پروپوزال ارائه شده، شما متناسب با ماهيت پروژه تان يك يا بيشتر از اين نوع اهداف جزئي را پيدا مي‌كنيد. از ارائه هدفهاي جزئي به صورت كاملا روشن و شفاف اطمينان يابيد. مطمئن شويد آنها در داخل متغير ها گم نمي‌شوند و روي صفحه برجسته مي‌شوند. براي مثال شما مي‌توانيد از اعداد، نقاط سياه يا تو رفتگي براي تفكيك اهداف جزئيتان در متن استفاده كنيد. بالاتر از همه در چيدن اهداف واقع بين باشيد. چيزي را كه نمي‌توانيد از عهده‌اش بر آييد قول ندهيد. به خاطر داشته باشيد سرمايه‌گذار هر چيزي را كه در گزارش نهايي‌تان براي رسيدن به اهداف مشخص كرده ايد را از شما خواهد خواست.
